Cuando estás aprendiendo cosas nuevas y de muchos temas distintos, el desafío no es sólo entender la información, sino saber cómo guardar, ordenar, y aplicar todo eso sin perder el rumbo.

Después de probar distintas formas de organizar mis tareas, ideas y notas, descubrí un sistema que me permite mantener el foco, sin sentirme atrapado entre cientos de apuntes o listas de tareas.

No es complejo, no necesita herramientas sofisticadas y, sobre todo, me ayuda a pensar mejor.

En este post te muestro cómo aplico ese sistema para mantener el orden y avanzar de forma productiva en mi día a día, sin complicarme demasiado.

Descubriendo Sistemas Productivos

En los últimos años, estuve aprendiendo y trabajando en áreas muy distintas: desde desarrollo de videojuegos e inteligencia artificial, hasta escritura de libros, marketing y diseño de productos digitales.

Todo eso generó muchas ideas, tareas, referencias y proyectos que necesitaba ordenar de forma más clara y útil.

Al principio simplemente tomaba notas y guardaba enlaces, pero cuanto más crecía esa base, más difícil era encontrar o usar lo que tenía.

Todo lo que anotaba quedaba mezclado y olvidado.

Un día me topé con un libro llamado Second Brain, de Tiago Forte, y me di cuenta todo el potencial que podría tener organizar mi conocimiento de otra manera.

Intenté seguir las ideas del libro, con su método de estructuras de carpetas, y noté una mejora sustancial. Aún así, habían cosas que no me terminaban de convencer.

Tenía dudas de dónde poner algunos archivos o notas, o habían cosas que no quedaban tan visibles. Así que fui adaptando la metodología hasta que logré dar con una estructura que realmente funcione para mí.

Esta estructura de carpetas y subcarpetas, que vengo usando hace ya unos años, me permite tener bastante claridad a la hora de:

• Saber dónde guardar algo.

• Saber cómo encontrar lo guardado.

• Lograr ser más productivo sin requerir demasiado esfuerzo.

Así que, de forma simplificada, te voy a contar cómo es mi sistema digital de organización de conocimiento.

Estructura de Carpetas

Estas son las carpetas principales que uso para guardar notas, tareas y archivos:

1. Actividades

2. Proyectos

3. Referencias

4. Eventos

El orden de las carpetas y subcarpetas, por lo general, intentan ir de más accionable a menos accionable.

1) Actividades

Esta carpeta contiene información o tareas a corto plazo. Son las cosas más cotidianas y que actualizo con frecuencia.

Subcarpetas:

1. Hábitos: Tareas diarias y semanales con recordatorios.

2. Compras: Listas de compras que voy actualizando ni bien necesito comprar algo.

3. Experiencias: Notas de experiencias que voy teniendo en la vida diaria.

4. Ideas: Borradores de ideas sueltas.

2) Proyectos

Esta carpeta contiene información o tareas a mediano y largo plazo. Son las cosas que planeo hacer en las próximas semanas o meses, normalmente con mayor importancia que las Actividades.

Subcarpetas:

1. Personal: Objetivos a mediano y largo plazo.

2. Trabajo: Tareas obligatorias de un empleo.

3. [Nombre de cada proyecto]: Proyectos propios o de clientes.

• Por lo general también tengo una carpeta ideas dentro de cada proyecto.

3) Referencias

Esta carpeta tiene información no accionable, solo de referencia. Por lo general es contenido que me gustó, o que voy a necesitar revisar en un futuro.

Subcarpetas:

1. Links: Artículos que me parecieron interesantes, o que quiero leer luego.

2. Tips: Extractos útiles de los artículos, de videos de YouTube o de cursos.

3. Libros: Libros leyendo, pendientes y terminados.

4. Inspiración: Contenido inspirador como frases, diseños o fotos.

5. Datos: Datos personales o útiles para fácil acceso.

4) Eventos

Esta carpeta contiene eventos importantes que necesito poder acceder rápidamente. Podría estar dentro de Actividades pero como es algo a lo que tengo que prestarle atención prefiero tenerlo más visible de forma separada.

Subcarpetas:

• No tiene. Si tuviera demasiados eventos podría llegar a crear subcarpetas.

Nota: Como la carpeta Eventos es una carpeta que necesito poder acceder fácilmente por su importancia, decidí ponerla al final de todo ya que visualmente es más fácil de encontrar, sin tener que buscar entre medio de otras carpetas.

Hábitos Productivos para Este Sistema

A este sistema, con esta organización de contenido y conocimiento, también hay que respaldarlo con hábitos que te permitan ser productivo al usarlo. En mi caso, a grandes rasgos, sigo estos tres pasos para sacarle el mayor provecho a este sistema:

1. Guardar: Tener el hábito de guardar la información y no mantenerla en la mente.

2. Revisar: Tener el hábito de revisar la información guardada y no olvidarla.

3. Actuar: Tener el hábito de actuar sobre la información guardada para completar tareas.

Apps Útiles para Este Sistema

La app que más tiempo vengo usando es mi propia app de notas Saving Notes (sólo para Android). La desarrollé con la idea de que sea lo más práctica posible y tiene la funcionalidad de jerarquías de carpetas infinitas en la versión Premium.

Sin embargo, todavía no tuve el tiempo de convertir la app en una versión web (en algún momento lo haré), por lo que empecé a usar TickTick (aunque tiene limitaciones de cantidad de tareas, incluso en su plan Premium, y espero poder resolver eso con mi app cuando tenga la versión web).

La desventaja que veo en TickTick por ahora es que no es tan práctica para móviles como Saving Notes.

Otra opción a considerar es Todoist, tiene todas las funcionalidades necesarias, pero por algún motivo no me motivó a seguir usándola.

Así que por el momento estoy usando estas apps:

• Google Drive: para archivos y documentos largos, con información que requiera varias páginas y/o formato.

• TickTick: para información que requiere tiempo de escribir y es mejor hacerlo con teclado.

• Saving Notes: para notas rápidas de ideas que se me ocurren, ideas que veo en podcasts o libros, acceso a datos rápidos, o para llevar listas de tareas rápidas.

En un futuro me gustaría tener Saving Notes para Android, iOS y Web, y reemplazar el uso de TickTick. Incluso ver la posibilidad de que la app genere documentos y se integre con Google Drive.

Conclusión

Todo lo que aprendo, creo o planifico pasa por este sistema. Es el espacio donde puedo soltar ideas sin que se pierdan, y al que vuelvo cuando necesito claridad.

Gracias a eso, puedo dedicar más tiempo a tomar acción y menos tiempo a pensar dónde está cada cosa.

Probalo un tiempo y después contame cómo transforma tu día.